日本管理系统中的禀议
**日本管理系统中的“禀议”**
**一、禀议的概念**
禀议一词在日语中是指书面请示，表示免去开会，用书面的形式来提出申请、提案并获得准允的过程。
这一概念在日本不止用于政治议程，也广泛应用于公司管理方面。公司经营过程中经常会有一些资金调动，无法由担当者本人直接做出决定，也没有到需要召集会议讨论的地步，这种“不大不小”的经营决策往往就通过向上级呈报书面申请，即所谓“禀议”的形式来决定。禀议的引入有助于节省决议通过的时间成本，也能规范企业的各类业务流程。在数字化管理蔚然成风的当今社会中，禀议也被广泛融入各类ERP系统中，通过走工作流审批的方式来达成决策。
**二、禀议的种类**
企业中常见的禀议类型由以下几种：
注意：合同禀议并非指合同本身，而是合同相关的基本信息，如该合同产生的原因、必要性、合同费用、合同期限等，这里面包含合同原件。禀议最终的审批通过并不意味着合同的最终签署。
各部门根据不同的目的提交不同的禀议，并按照通过审批的禀议内容来推动后续的资产采购、合同签署等。
**三、禀议的流程规范**
为了规范各类禀议的申请流程，企业一般会制定禀议相关的章程，规定各类禀议的格式、内容、审批流程以及决裁标准。
另外，根据禀议的类型和申请金额的大小，需要的审批部门也不尽相同。一般来说金额越大，该禀议需要提交报呈的领导级别就越高。企业会根据相关经营情况来制定符合自己企业的禀议审批章程。
**四、禀议书的具体内容**
一般来说，禀议需要包含以下内容：
① 件名、申请日期及申请者信息
禀议的件名、申请日期以及申请者的相关信息，包括姓名部门名称及职位信息。
② 禀议号
为方便禀议的管理，企业一般会设置禀议的编码规则，根据编码规则生成该禀议的禀议号。
③ 禀议的具体内容
对禀议申请理由、要确认的事项、禀议提及交易的金额、必要性和预期目标等进行说明。
④ 承认者意见栏及印章处
用来收集承认者的审批意见或修改建议以及个人或部门印章。
**五、各类禀议的工作流说明**
①采购类禀议或费用类禀议
当公司需要采购一些大额资产或者采购某些活动所需的用品时，需要将申请呈报至相关人员并得到准允。
一般企业采购时会向多个供应商发出采购申请，同时将此笔采购的相关情况以及所需金额以禀议的形式呈报相关人员；禀议和采购申请一般都会经过来回磋商和修改。
采购申请和禀议都确认之后就可以向供应商下单正式的采购订单了，确认收货后，按照禀议中的流程，申请发票支付，入账财务。至此采购完成，相关禀议保存管理。
②合同禀议
企业与另一方缔结合同时，需要提请禀议至相关人员说明合同的背景、必要性、基本内容、金额等信息，并得到准允。
要签署的合同首先要由公司法务部门进行确认，根据确认结果提请禀议至相关人员；
禀议审批通过后进行合同正式签署的相关手续。
在对日管理系统中，经常会根据各公司的实际禀议需求进行有针对性的要件定义，设计开发工作，所以了解基础的禀议概念是有很大帮助了。
作者：代倩文
审核：梁 超
编辑：朱思聪
