对于FICO顾问来讲,分配分摊财务月结中 必不可少 的步骤。
那么到底是先运行分配还是先运行分摊,有顺序吗?
业务背景:
7月20日,行政部记了 一笔电费100元。
那么月底时,会把行政的 100元分给 IT部40元,财务部 60 (这节课主要是讲顺序,所以不考虑行政部本身)
这个是非常简单的业务:
你有有没想过一个问题,如果我们再建一个分配.
然后再次把 行政部金额100元分给 销售部 ,那么 还能成功吗 ?
答案是否定的 。
原因是 3611报表中对于行政部来讲,有借方也有贷方,余额为0,所以不能成功。
** 再思考一个问题
** 我们建立了一个分摊(不是分配),那么把行政的 100元分给采购部,还能成功吗?
答案是否定的,原因同上。
** 我们颠倒顺序 **
第一步用分摊:把行政部分给 采购部 , 结果OK .
第二部用分配:把行政部分给 IT 40 ,财务 60 , 结果也OK
大家可以测试下, 不同顺序,结果不同。
** 为什么会这样呢? **
分配是原科目,比如你 记的是电费100,分走时也是电费100 ,所以你做了第一次做了分配时,余额就为0了。你再用分摊时, 发出方为0 。
如果你第一次用了分摊, 你记的 是 电费100元,分走时是部门其他费用 (除工资)100元,但是呢,你第二次分配时发送方用的电费
,行政部整体费用是0,但是电费还是100。所以 发送还是100 。
** SAP工程师偷懒了 **
问题的关键是:第二次发送为100,如果能能把行政部贷方金额中的分摊过来金额做进一步拆解,那么先分摊再分配也正常了。
当然这也不是大问题,毕竟一个费用交叉使用的场景比较少。我们只要把费用分配分摊规则 多琢磨几遍 ,然后 再遵循一个原则 ,先分配再分摊。问题也解决了。
前提是我们要知道这个坑 。