采购到资产资产实物采购方案考虑点
**采购到资产**
资产实物采购方案考虑点
**提要**
本文主要简述了集中常见的采购到资产的资产处理方案，涉及到资产物料定义、资产采购与资产实物对接环节、资产账务处理环节，以期能够解答在对接资产环节的一些处理逻辑。
**概念**
**实物资产 VS固定资产**
从管理部门上来讲，财务固定资产的管理方是财务核算部门，管理目标是财务报告数据真实准确，以反映企业真实经营状况；而资产实物管理一般会落到行政或IT管理部门，准确跟踪资产台账与实物一致性，及时采购满足员工配置需要，及时回收闲置与离职人员资产，以提高资产利用率，缩减支出。
从管理范围上来讲，实物资产与固定资产有交叠，但是有些场景广于固定资产，比如对于到了折旧期限的家具但是仍可使用，未达到固定资产认定标准但是业务管理方认定具有管理收益的高价值低值易耗以及短期经营性租赁*的设备物资等，这些并不在财务固定资产的管理范围内。
*注：依据IFRS16准则，短期与低价值租赁可豁免实施，其他大部分租赁场景是需要确认资产与负债的。
**固定资产认定标准**
**价值与使用期限标准：** 使用周期超过一年，价值超过一定标准。
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**认定时点：**
在建工程类：如职场改造、办公大厦基建等一类存在持续性的资产采购但是并不在完成安装、通过验收后即生成固定资产，而是随着改造基建工程项目完成，投入使用后再统一转资产，此类一般通过标记关联项目实现，验收后管理实物资产，项目转资后计入财务固定资产
非在建工程类：如办公的日常需求等，
2.1验收确认资产：对于大多数资产采购的场景来讲，一般验收流程完成后，资产即投入使用，可以按照验收时间作为资产取得时间进行资产的新增流程。
2.2使用确认资产：对于IT设备类，由于定制性强，市场供应不稳定，因此对于企业来讲会进行一定的需求预测，基于预测备货到办公地点后，再基于需求进行发放使用，一般会按照发放时间记入固定资产，未发放状态作为存货管理。
**采购到资产的方案考虑点**
从公司采购支出范围来讲，存在各种分类的采购业务，生产性的与非生产性的，物资的与服务的等等，而采购到资产的系统通路建立需要综合考虑企业的资产认定标准、资产管理分类与资产管理系统的构建后才能综合推导系统构建模式。其关键点包括：识别资产采购业务、建立采购环节与资产标准的关联等。以下列示常规处理环节：
**关于如何从采购业务范围内识别资产采购？**
**方案一：基于物料的资产标记**
**适用场景：** 物料集中管理，用户可选商品范围受集中选型管控
**方案说明：**
集中的物料管理团队，对于资产认定规则较为容易贯彻，同时由于物料注册之前相关参考价格、品牌规格已经比较明确了，此时已经可以支撑在维护物料时进行资产管理的相关判断，同时也可以把相关责任方纳入物料新增确认环节。
**核算处理规则：**
**方案二：基于类别的资产标记**
**适用场景：** 物料非集中管理，物料变动频繁（如允许对接电商、自采等）
**方案说明：**
通过梳理采购物料类别与资产类别建立映射或一一对应，对于此类物资在类别下发生变动时自动带入资产类别，同时免于资产相关业务财务部门在物料准入时的审核。采购系统资产采购或库存环节资产领用时同时提供资产中转与成本费用科目，资产管理系统对涉资产新增业务制定价值标准，对资产新增事物进行认定，认定资产的作为财务固定资产新增依据，不认定的从中间表环节对接ERP生成转成本费用的凭证当期费用化。
**重点内容：** 采购分类（物料分类）要与资产实物分类建立映射关系，资产实物分类要跟固定资产分类建立映射关系。
**关于资产的价值由多个订单行构成？**
**场景说明**
：对于资产的价值认定除了设备本身价值之外，对于设备达到可使用状态前发生的运输、安装，定制家具设计费用等，都应该认定在固定资产的价值中。而常规来讲设备本身、运输、安装的发生都不一定归属同一供应商，因此存在多次验收多笔订单，合并价值完成单一固定资产的价值确认。
**模式一：**
将资产配套费用在资产对应物料类别下建立费用物料，对于此类在费用确认进固定资产中转科目，由资产管理系统在建立资产卡片时，通过合并资产验收行建立资产卡片，继承资产配套费用作为资产原值，再通知固定资产模块新增资产卡片。
**模式二：**
对于在下达订单时已经明确为资产以及资产配套费用时，可以通过先申请资产编号，将资产编号绑定在采购明细行上，通过一定的客户化，实现对于绑定了资产编号的明细行，将其科目改写为对应资产中转科目，订单完成验收后，在资产系统依据资产编号对价值进行合并，增加资产卡片后同步资产管理系统。
**关于资产标签的生成环节？**
**环节一：订单环节申请（较少使用）**
对于基于物料的资产标记，由于在订单环节已经可以确认是资产采购业务，是可以在订单环节向资产系统请求资产编号传递给供应商的，一般对接IT设备供应商进行批量设备采购时，是可以将资产编号与设备的serial在出厂环节绑定的，一般公司内部IT能力比较强是可以通过安装软件监控设备联网情况，以确定资产的使用状态的，对于长期未接入公司的资产可以进行定向盘点。
同时订单环节记录资产编号还有一个好处是设备发生维保是能够通过资产编号反查到订单合同以确认保修条款信息。
**环节二：验收环节申请（较为常见）**
这里一般是指用户在采购系统完成验收后，将资产验收数据推送到资产实物管理系统，资产实物管理系统对资产新增数据进行确认后，赋予资产编号并打印粘贴标签。一般站在资产全生命周期管理角度，会将上游采购环节的供应商，订单号，购置主体，物料编码等信息冗余在资产管理系统，以完善资产实物基础信息完整性，以便于在资产后续管理环节中能够在维修环节向采购系统追溯维修维保的约定。
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作者| 审核：熊旭东
编 辑：朱思聪
