人力资源外事管理线上化解决方案一览
**1、外事管理包含哪些内容？**
人力资源管理中，外事模块主要为遵守国家对国企领导人员（处级以上）出入境的相关制度，对相关报备人员进行护照、港澳通行证、台湾通行证等证照管理；对其因私/因公出国（境）流程进行审核；统一管理其出国（境）信息等。
**2、外事管理线上化的意义**
外事功能线上化以提高外事业务办事效率为主要目标，涉及从出国（境）前的计划，出国（境）项目的申报审批流程，出国（境）手续办理，到回国后业务报告管理的全过程，为企事业单位提供一体化的外事办理和管理的专业解决方案。通过信息化管理，有效提高工作效率，规范工作流程，确保出国管理的有效性、及时性、准确性。
** 3、实施案例分享 **
以我们实施过的某人力资源管理系统项目中的外事模块为例，整体内容包括基础信息管理、外事流程管理、外事数据管理和外事报表管理。此处对相关流程、与外部设备的对接作详细介绍。
3.1 外事重要流程
（1）因私出境流程：
针对直管干部和普通员工因私出境的管控要求不同，普通员工需要基于已请假完成的日期再发起在此时间范围内的因私出境流程；而直管干部可将此两个步骤合并，即境外休假流程。
除了填写出境相关信息之外还需要针对因私类型填写出境事由，例如旅游、探亲等，同时需要签署因私出境承诺书，且出境目的地需要与申请持有的证照类型一致，例如因私往来台湾通行证只支持出境台湾。
员工在流程审批通过后可以根据证照保管情况领取自己的证照、打印相关文件。
在入境后，员工还需要及时填写系统自动触发的行程情况报备信息，即反馈实际行程内容，特别是与因私出境申请时不相符的情况汇报。
（2）因公出境流程
相较于因私出境，该流程适用于企业内所有部门因公出境团组的事项申请，常见以团组形式出行，发起时需要额外填写出访任务概况、经费来源和预算、因公出境人员审查表、以及邀请函等内容。
出访时，团组成员使用因公证照，并且在归国后按要求指定的工作日内收缴团组成员因公证照和指定时间段内提交出访成果报告。
（3）因私证照申请/领用流程
证照申请/领用流程适用于在不需要出境的情况下申请或使用证照。申请包括首次申领、补换发、变更加注等情况；领用包括考试、为家人办理签证等。该流程证照的归还有严格的时间控制。
3.2 与外部设备的对接
（1）证照保管柜-报备人员的证照的集中管理
保管柜是第三方系统对接的硬件设备，主要负责存储报备人员的证照，PS系统通过接口和保管柜对接。PS系统提供登录保管柜系统时的用户验证（支持身份证、二维码形式）、存取证任务，在实际业务场景中，当PS的因私出境流程或者证照申请领用流程审批通过时会自动向保管柜推送任务，员工可到自己的证照存储保管柜进行操作。另外，如果是新员工，在更新个人信息流程时涉及到证照信息更新，也需要在流程审批通过后完成存证任务。
（2）打印机-自助打印功能
打印机也是第三方系统对接的硬件设备，在外事模块主要使用在打印流程通过后生成的出入境办理函或在职证明等，PS系统通过接口和打印机对接。在相对应流程通过后，根据申请页面的证明打印勾选情况，推送至打印机平台，并将员工的公司ID一并同步，以确认该份证明的用章及落款。
** 4、外事管理线上化的价值 **
对于员工来说：
• 系统在保障核心业务数据安全隔离的情况下，员工可以在PC端或移动端随时提交外事申请，实现自助存证、取证；
• 定期的邮件提醒确保了证照的安全性，归还至保管柜避免了损坏、遗失的可能性；
• 办理函的统一格式提高了员工办理出境手续的准确性。
对于管理者和企业来说：
• 管理员无需记忆大量的政策法规以及相关外事管理办法，依据系统提示即可完成外事管理相关数据的填报工作；
• 系统可智能判断用户所需的申请和表单，并根据数据库中已有信息进行自动填报，节约了查询数据和编辑报表的工作量，最大程度地保证了数据的一致性和完整性，降低了数据差错率；
• 除主体功能以外，根据业务需求实现的各维度报表，以及完整的外事预警功能（例如：行程情况报备流程、证照逾期未归还的循环提醒等），也有效提升了管理者的工作效率。
外事管理作为人力资源业务管理中的重要部分，在实施人力资源管理系统项目时积极推进外事线上化管理有其必要性和重要性。外事管理功能的线上化减少了管理者人工校核工作量，提高了外事管理者的工作效率，通过系统提供安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业外事业务的正常运转。
作者：刘满
审核：赵静
编辑：王锐
