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单个结算:
路径:KO88 - 会计 -> 控制 -> 产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按定单划分的产品成
本 -> 期末结算 -> 单一功能 -> 结算 -> 单个处理
批量结算:
路径:CO88 - 会计 -> 控制 -> 产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按定单划分的产品成
本 -> 期末结算 -> 单一功能 -> 结算 -> 集中处理
3.3.2.6 报表查询
订单结算之后可以查看信息系统报表对其进行批量检查分析:
路径:S_ALR_87013127 - 会计 -> 控制 -> 产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按定单划
分的产品成本 -> 信息系统 -> 按定单的产品成本报表 -> 对象清单 -> 订单选择
实际成本借方就是订单上投入的实际成本,实际成本贷方就是订单上产出的实际成本(=产
成品收货成本+差异),在产品即正的在制品,未发生费用准备金即负的在制品,根据这四
个参数含义,最终检查订单成本结算是否正确的公式如下:
实际成本借方+实际成本贷方=在制品-未发生费用准备金
信息系统中还有大量报表可供查询。
3.3.3 按销售订单划分的产品成本
3.3.3.1 概述
本章节侧重于对按销售订单核算成本业务的场景描述和基本操作,目的是使初学者快速理解
业务框架,从而具备深入研究的基础。
按销售订单划分的成本核算模式是以销售订单为成本对象收集成本,并对成本进行结果分析
或结算的一种核算方法。
在这种模式下,销售订单作为类似于成本中心和生产订单一样的成本对象来看待,可以收集
发生在初级成本要素和次级成本要素上的成本发生额。
在成本中心业务和生产订单业务章节里,我们知道,所有的费用成本可以在成本中心和生产
订单中归集并流转。而销售订单作为成本对象时,不仅可以收集上述费用成本,还可以收集
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收入成本。(关于收入成本要素,详见成本要素章节)。
这样,当我们察看销售订单时,不仅可以看到费用成本要素的发生额,还能看到收入成本要
素的发生额。
如下图:
看到收入成本要素的发生额的前提是:
1、将开票业务对应的收入科目建成11类型的初级成本要素 — 收入要素。
将开票业务对应的销售成本科目建成1类型的初级成本要素 — 费用\成本要素。
2、将销售订单作为一个成本对象看待。
在销售与分销模块(SD),我们知道开发票可以针对销售订单的发货行或直接对销售订单开
票。在使用发出商品中转的模式下,系统会产生如下的分录:
发货:
DR:发出商品
DR:存货
开票:
DR:应收账款
CR:主营业务收入
CR:应交税金-增值税-销项税
DR:主营业务成本
CR:发出商品
在不使用发出商品中转的模式下,系统会产生如下的分录:
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发货:
DR:主营业务成本
CR:存货
开票:
DR:应收账款
CR:主营业务收入
CR:应交税金-增值税-销项税
以上的主营业务收入、主营业务成本在通常的情况下只能通过定价条件类型反映在销售订单
的行界面里面,但是在财务凭证行上是不会体现的,当然也不会产生CO凭证。如果这时将
主营业务收入、主营业务成本科目建成了成本要素,那每开票产生会计凭证时系统就会要求
输入成本对象。
对于类型为“1”的成本要素,可以在SD订单明确成本中心或在订单行明确内部订单或WBS
要素来实现成本过账。也可以将销售订单行作为该成本要素的记账对象。
对于类型为“11”的成本要素,成本中心、统计型内部订单都是无效的。就算成本中心允许
收入过账,那也只是“统计”过账,系统还是会要求一个实际过账的成本对象。
如果确认这些科目必须建立成本对象以归集到销售订单,那么就要将销售订单行作为成本对
象,也可以为销售订单行明确非统计类型的内部订单或WBS要素。
通过上图的展示,我们也可以看到其他与该销售订单直接挂钩的费用也可以直接过账到该销
售订单。这样一个销售订单就好像是一个简单的项目,收集了所有该由它承担的费用成本和
收入,从而可以站在财务记账的角度去分析。
3.3.3.2 基本配置
既然系统允许将销售订单作为过账对象,那么系统如何判断某一个销售订单是否应该是成本
对象呢?
通常,系统首先从销售订单行的物料出发,找到该物料主数据的MRP策略组,如下图:
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通过策略组,确定所使用的策略,通过策略确定需求类型,通过需求类型确定需求类,最终
找到科目分配类别,科目分配类别的“消耗记账”参数“E”就决定了销售订单是一个成本
对象。如下图:
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如果物料没有 MRP 视图,那么就要根据 SD后台配置中基本功能下的“使用事务的需求类
型确定”(基本功能>可用性检查和传输需求>传输需求>使用事务的需求类型确定)来找到
所使用的需求类,并进一步找到它的科目分配类别。
上图中的另一个重要参数是特殊库存标记。以上图为例,特殊库存选择了“E”,这表明,
使用该科目分配类别的物料如果从销售订单产生需求的话,将自动按“销售订单库存”管理,
即该物料除了在物理上明确所属库存地点外,还会在逻辑上明确所属销售订单的库存。这样
我们在查看该物料的库存状况时能明确区分属于每个销售订单行的数量是多少。
既然能够区分每个销售订单的库存,那么他们在成本计价上是否可以区分呢?答案是肯定
的。在需求类型的配置中除了引用科目分配类别外,还要为“E”库存决定成本计价的原则,
即评估参数。如下图:
评估参数有如下选择:
空白 无库存评估 :E库存只有数量,没有价值。
M 带参照销售凭证/项目的单独评估 :E库存使用销售订单的单独成本评估计价。
A 不参考销售凭证的值:将物料主数据上的标准成本作为E库存的成本估计。
如果选择了参数M,还可以在上图的左边部分继续确定销售订单评估的相关参数:
成本核算:决定成本是否必须估算。
成本核算ID:决定成本是手工估算还是自动估算。
成本核算方法:决定使用产品成本还是单位成本来估算
成本核算变式:参见标准成本估算章节。
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3.3.3.3 结果分析与结算参数文件
上图的右下方有结算参数文件、策略顺序、结果分析码等参数,这些是用来进行结果分析和
结算用的。
这里结算的概念与内部订单结算、生产订单结算的概念是一样的,通过结算参数文件确定可
以结算的对象,为每一个销售订单行维护了结算规则后,可以将销售订单行上的成本金额结
算到规则所指定的对象上去。
比较典型的一种运用是某些销售订单的指定成本需要结算到研发费用或研发成本中心。
每个销售订单行都可以在科目分配视图独立维护结算规则,如下图:
另外一种结算的概念就是通过结果分析码执行结果分析,完成收入成本的匹配。
站在按发货单开票,并通过发出商品中转的方案角度看(见3.3.3.1的第一种业务凭证举例),
销售成本和销售收入永远是匹配的,因为只有开票确认收入了才会同时确认销售成本。在这
种方案下,销售订单的简单结算通常没有意义,因为销售开票与销售成本同时确认,业务可
以认定为最终结束。
但是如果没有采用发出商品中转的方案,而是发货直接确认销售成本,开票时再确认销售收
入。或者根本就不按发货开票,而是按照一个既定的开票计划来执行开票。这时收入与成本
的记账是不能同步的,系统也无法自动匹配。
看起来这是一个无法回避的问题,但结果分析提供了另一种可行的思路,使收入与成本可以
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在财务记账及财务报表上符合匹配的原则。
我们来看一个典型的案例:
某公司 2008 年 3 月 12 日在系统内建立一张销售订单,该订单行 10 销售的物料价格是
CNY1000,物料的成本价是CNY800。到月底,该销售订单已开票CNY500,货物已完全发
出,计入“主营业务成本”科目的价值是CNY800。这时我们希望已发货的800销售成本中
有一半(500/1000=50%)的价值从销售成本科目转入一个名为“在制品-销售订单”的临时
科目,以实现将其部分资本化的目的。
要实现这个目标,就要为销售订单输入一个“结果分析码”:000004;
对应这个结果分析码,还要在后台给定分析方法,如下图:
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分析方法01表示系统将按销售订单行收入实现的比例来确定已发货的销售成本中有多少可
以与之匹配,而其余的作为资本化库存来处理。在这里系统按照公式:
应计成本/计划成本=实际收入/计划收入
来确定应当确认为销售成本的金额。
实际成本>应计成本 时,差额计入WIP。
实际成本<应计成本 时,差额进入WIP准备金,即负WIP。
当实际成本>计划成本时,系统会将公式中的计划成本替换成实际成本。
无论如何,当销售发票到达TECO状态时,系统将冲回所有WIP或负WIP。
以上的业务逻辑都是在专家模式下可以修改的,SAP 建议不要轻易使用专家模式(配置参
数多而复杂),一旦在专家模式下保存了修改,就不能恢复到简易配置模式了。
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SAP预定义了15种方法,以上的01就是最常用的一种。
3.3.3.4 结果分析执行
对于结果分析,首先要确定当前分析的期间,这与生产订单的在制品期间是一致的。修改的
T-Code 也是一样的。
从 菜单 ……产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 期末结
算 -> 单一功能 -> 结果分析 -> 结账期间 -> 更改(KKA0)进入如下界面:
输入要操作的相关版本后,回车,进入新的界面:
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这里我们要输入的期间是上一个已经执行结果分析并过账的财务期间,而不是本次要结算的
期间。
期间确定后就可以执行结果分析了,从以下菜单进入单个销售订单行结算或成批结算。
……产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 期末结算 -> 单
一功能 -> 结果分析 -> 执行 -> 单个处理(KKA3)
……产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 期末结算 -> 单
一功能 -> 结果分析 -> 执行 -> 集中处理(KKAK)
对于某个销售订单行,结果分析的结果如下:
如果是成批执行的话,可以预先模拟财务过账的结果:
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可以看到结果分析的在制品金额将被过账到指定的GL科目。
执行后如果没有问题就可以执行下一个步骤:结算
会计核算 -> 控制 -> 产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 ->
期末结算 -> 单一功能 -> 结算(VA88)
结算实际上有两个功能:
一是按结算规则将销售订单收集的成本结算到某个指定的对象里面去,就像内部订单的结算
一样。
二是将结果分析的值按事先设定好的记账规则过账。
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结果分析与结算通常是属于月结的一部分,一般不会在月中单独执行结果分析与结算。
3.3.3.5 信息系统
对于按销售订单核算的成本,系统在
会计核算 -> 控制 -> 产品成本控制 -> 成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 ->
信息系统 ->
下面有很多标准的预定义报表。比较典型的有:
……成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 信息系统 -> 根据销售定单的产品
成本的报表 -> 对象清单 -> 选择销售订单(S_ALR_87013104)
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……按销售定单划分的产品成本 -> 信息系统 -> 根据销售定单的产品成本的报表 -> 详
细的报表 -> 用于已分配订单的销售订单 (KKAC)
……成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 信息系统 -> 根据销售定单的产品
成本的报表 -> 详细的报表 -> 用于销售订单 (KKBC_KUN)
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……成本对象控制 -> 按销售定单划分的产品成本 -> 信息系统 -> 根据销售定单的产品
成本的报表 -> 行项目 -> 销售订单 -> 实际成本 (KVBI)
3.4 项目的成本核算
3.4.1 项目管理模块介绍
项目模块(PS)是 SAP 中一个较为特殊的模块,如果说我们经常把内部订单作为一个小项
目管理工具来使用的话,那么项目模块就是一个真正用于项目管理的庞然大物。之所以说它
是个庞然大物,是因为PS集成了常规的五大模块的基本功能,再加上PS本身的管理功能,
使得它可以管理一个大项目从计划、生产到财务结算的全过程。
项目的构成主要有项目定义、WBS元素、网络、作业、物料等。
其中与财务过账直接相关的是WBS元素与网络。即当我们输入一个成本要素相关的财务凭
证时,可以以一个WBS要素或一个网络的行项目作为成本对象。
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当然不能同时输入WBS与网络,否则系统就会像上图那样给出一个错误消息。
WBS元素(Work Breakdown Structure Elements) :工作分级结构中的单个的结构性元素, 是
一个可以真正进行计划和更新实际成本的对象。由于 WBS 是含有层次结构的,因此低层
WBSElements的数据可以在相应的高层WBSElements上进行汇总和显示。
网络(NetWork):网络由作业(Activity)组成,显示了作业之间的相互关系,通过作业定义
了完成既定项目目标所需要执行的步骤,另外,项目执行中所需要的人工、生产能力、物料、
工具、服务等内容也是通过作业来进行计划和确认的。
WBS 与网络像成本中心一样是默认的成本对象,而不像销售订单需要专门的定义才可以承
载成本要素。
关于PS模块的详细介绍请参见专门的PS教材,本篇所描述的仅限于与FICO结算相关的部
分。
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3.4.2 项目中与财务、成本相关的业务
3.4.2.1 项目的成本收集
在PS模块中,成本的收集除了来自于以上的财务凭证外,还可以由发料(物料消耗到项目,
类似于销售订单物料消耗)、项目报工(类似于生产订单报工)、销售订单开票或直接使用项
目开票来产生成本要素记录。收集完这些成本后,我们可以像察看成本中心费用一样来察看
项目的成本费用和收入。如:执行以下菜单,可以看到计划、实际的比较
S_ALR_87013542 - 后勤 -> 项目系统 -> 信息系统 -> 财务 -> 成本 -> 基于计划 -> 通
过成本要素 ->CO 范围货币的实际/承诺/总计/计划
其中主营业务收入是开票形成的,8字头费用是手工凭证直接输入的,主营业务成本是向项
目发料形成的。
3.4.2.2 结果分析
收集完这些成本后,我们会发现由于开票与发货是相对独立执行的,所以他们之间没有严格
的匹配。这样会造成某个期间有销售成本没有销售收入,而另一个期间又正好相反,体现在
损益表上的结果就是某一期报表大量亏损,而另一期报表则是大量盈利,利润波动极其大,
不符合财务的匹配与稳健原则。所以月末要执行项目结算来平衡当期的利润。这个结算的原
理与上文所述的销售订单结算原理是以一模一样的。
3.4.2.3 结算
为了执行结算,我们要像销售订单一样配置结果分析版本、结果分析码等。结果分析版本使
用与销售订单一样的版本,但结果分析码应当不同。系统预定义的项目结果分析码是
000001。
在这个结果分析码下面,我们为项目结算单独配置分析方法:
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这个界面与为销售订单结果分析码 000004的配置是一样的,只是里面的参数略有不同。结
果分析方法的使用与销售订单使用的分析方法是一样的。所以这里对项目的结算使用的分析
逻辑是与销售定单一样的,当然根据需要也可以使用其它方法。
对项目结算的过程与销售订单的结算类似。
首先,关闭过去的分析期间:
KKA0 - 会计核算 -> 项目系统 -> 财务 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 结果分析 -> 截止
期 -> 更改
屏幕同3.3.3.4
然后执行结果分析:
KKA2 - 会计核算 -> 项目系统 -> 财务 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 结果分析 -> 执行
-> 单个处理
KKAJ - 会计核算 -> 项目系统 -> 财务 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 结果分析 -> 执行
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-> 集中处理
分析结果的界面与销售订单分析也类似
成批结算时,也可以预览FI的过账结果:
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可以看到结果分析的在制品金额将被过账到指定的GL科目。
执行后如果没有问题就可以执行下一个步骤:结算
CJ88- 会计核算 -> 项目系统 -> 财务 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 结算 -> 单个处理
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CJ8G- 会计核算 -> 项目系统 -> 财务 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 结算 -> 集中处理
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结算结果:
结算后的凭证如下:
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结果分析与结算通常是属于月结的一部分,一般不会在月中单独执行结果分析与结算。
3.4.2.4 信息系统
对于项目管理模块,系统在
CN41- 会计核算 -> 项目系统 -> 信息系统 ->
下面有很多标准的预定义报表。比较典型的有:
CN41N- 会计核算 -> 项目系统 -> 信息系统 -> 结构 -> 项目结构概览
CNMT- 会计核算 -> 项目系统 -> 信息系统 -> 进度 -> 里程碑趋势分析
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S_ALR_87013571 - 会计核算 -> 项目系统 -> 信息系统 -> 财务 -> 收入和所得 -> 通过
成本要素 -> 实际/计划对比: 期间
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4. 月结
在 SAP 系统中没有具体设定月结都包括哪些内容,通常需要根据企业实际实施的情况来设
计月结流程,完整的月结流程不止是和财务相关,与物流、销售、生产整个后勤系统都有关
系,必须保证当月的业务全部完成才能够最终进行财务账务层面的结账,同时在具体进行财
务结账时,各个业务操作之间还存在一些先后顺序,只有严格按照系统和业务的逻辑顺序进
行月末结账才能保证整个月结的顺利、按时并正确完成。
在控制模块中,按照 SAP 系统的业务逻辑和企业所使用的具体成本核算方式,在系统中将
进行不同的业务操作,例如:
关闭物料期间
费用分配分摊
作业价格重估
计算在制品
关闭在制品期间
计算差异
订单结算
关闭生产订单
……
关闭成本期间
通常,在成本结账的最后一步是关闭成本期间。由于成本结账中存在着严格的先后顺序,例
如对于生产订单的成本结算要先进行重估再进行差异结算,因此如果在结账完成之后再对订
单做相关业务操作,导致财务账不平,此时就需要对整个结账进行冲销,然后重头再做一次
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结算,这样反复的结账操作会影响结账的按时完成,更重要的是在这个过程中往往容易出现
问题,因此我们不但需要在系统技术层面做出控制,还需要用严格的月结流程来规范各部门
的业务操作,如果中间过程出现问题需要及时沟通协调,以保证月结工作的顺利进行。
5. 其他控制模块业务专题
5.1CO 费用预提
5.1.1 业务场景
CO费用预提是指可以依照指定成本中心的指定成本要素的发生额按照指定比例计提费用成
本。
比如,成本中心1101Management 在2008年3月的工资费用是2000CNY,其员工享受年度
休假津贴,通常在12月或次年1月发放,或根据实际度假的时间发放,这样在费用确认上
时间过于集中而导致成本波动。所以,根据实际津贴的额度政策,我们希望无论何时休假、
无论何时发放津贴,其成本都能按每期的工资总额的10%来预提。
要完成这个预提,我们需要定义一个初级成本要素,该要素的类型为03或04,03用于按比
例计提的模式,而04则用于目标成本=实际成本模式的计提。
5.1.2 系统实现
下面我们以03类型为例,说明系统实现的原理。
首先,在以下菜单可以看到间接费用结构的配置
SPRO 〉控制 〉成本中心会计〉实际过账〉期末结算〉应计计算>百分比法>维护间接费用
结构
在这个结构里的基值就是我们要计算的基础,
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基值A-B1的详细基础被定义为从成本要素42010101到42010102。
对于该基值的费率A-Z1被定义为10%。
贷方所指的是该预提费用的来源,通常是一个用于预提的成本中心或内部订单。这里我们为
贷方E11指定其来源是内部订单9A0000000001,这是专门用于预提的02类型的内部订单。
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到目前为止,我们完成了预提大框架的组建,但究竟这个预提的成本体现在什么要素上呢,
就是上图的42010901这个要素,这是一个03类型的初级要素。
现在让我们回到前台,看一下成本中心1101在2008年3月的工资费用,总共是2000CNY。
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根据之前的定义,我们将预提200的成本出来,在前台菜单:
KSA3- 会计 -> 控制 -> 成本中心会计 -> 期末结账 -> 单一功能 -> 应计成本计算
进入预提界面,我们针对成本中心1101进行预提,
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可以看到系统的确给出了200的预提。
再看该成本中心在2008年3月的成本发生额,
可以看到该200元成本已被计入。
5.1.3 业务说明
以上是对实际过账业务进行成本预提,同样我么也可以针对计划执行成本预提。事实上计划
的预提较之实际预提在国内更有实用性。当我们做好了成本中心基本计划后,就可以在基本
计划的基础上由系统自动计算其它计划。而实际成本的计提更多的用户还是习惯于以财务凭
证为源头的FI、CO同时过账的预提方式。详见FI部分教材。
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5.2 成本计算表
5.2.1 业务场景
成本计算表是另外一种成本预提的方式。这种预提要使用41类型的次级成本要素。
而在计算表的定义上其结构几乎与上一章节的预提费用结构一模一样。
上图的这张成本计算表表明,其结构与费用预提结构一样要包含基值、费用率、和贷方。其
含义及定义方法也是与费用预提结构类似。这里不再一一赘述。
5.2.2 系统实现及示例
与费用预提结构不同的是成本费用表需要预先被相关成本对象确定,才能执行成本的计算。
可以使用成本计算表的对象很多,比如:物料、生产订单、内部订单、销售订单、成本中心
等。
下面我们以物料为例来说明成本计算表的工作原理。
对于物料,不能直接引用成本计算表,而是通过成本滚算变式里的估价变式确定成本滚算时
使用的成本计算表。
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物料主数据上则需要指定间接费用组。
而间接费用组又与间接费用码关联在一起。
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该间接费用码在输入费率时,是可以用来作为分类关键字使用的。
通过上面的配置和主数据设置,系统在执行标准成本滚算时就会按指定比例提取附加费用。
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5.3 无形货物与服务的成本核算
无形货物或服务可以用成本对象(cost object ID)来表示,该“成本对象”仅是一个字面上
的描述,或者说是一个狭义的成本对象,是广义的成本对象中的一种。我们可以把它想象成
是与内部订单类似的成本对象。当我们在过账成本要素凭证时,它可以作为一个实际过账的
成本对象。
月末对于“成本对象”可以象内部订单一样的结算。
5.4 获利能力分析
获利能力分析(CO-PA)是一个针对CO数据的小型多维分析系统。主要用于处理、分析来
自于销售和其它CO内部的成本与收入。
5.4.1 系统结构
在1.3章节里面,我们讲到了整个CO的组织机构,其中经营范围是最高层结构,由此可见
经营范围是一个跨控制范围的组织。
在一个集团内部出于管理的需要可能会分成多个控制范围,那么在控制范围层面所能看到的
仅是本范围之内的公司代码,在更高层面的数据比较就需要COPA的经营范围来汇总了。
获利能力分析的基本模式有两种:基于成本核算的和基于科目过账的。通常基于成本核算的
模式更具实用性和分析性。
在一个经营范围内的分析数据是以企业关注的获利能力维度来体现的。这些维度在系统内称
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之为“特性”。SAP 预定义了大量特性,我么也可以自定义多达 30 个的特性来满足企业分
析的需求。典型的特性如:销售渠道、销售区域、销售员、客户、产品、产品类别。
有些特性值是系统自动判断的,比如“公司代码”,当我们选中该字段时,系统会自动转入
公司代码的维护界面。而自定义的特性,其特性值就需要我们自己去维护了。
特性值的确定出了从销售订单自动判断外,还可以从已有的特性值的组合来判断,比如自定
义的特征值内销、外销需要根据销售区域+销售员来确定。
有了特性之后还需要维护“值字段”。“值字段”相当于分析指标。比如销售数量、销售收入、
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销售成本等。值字段仅在基于成本核算的获利能力分析中使用,因为基于科目的获利能力分
析中,科目本身已经默认充当值字段的脚色了。
5.4.2 系统实现
为了在COPA里得到所要分析的数据,我们需要告诉系统值字段的数据来源。
比如开票凭证的传送,即通过 SD开票将相关数据传入COPA。如下图,我们将 SD的收入
条件类型与COPA的收入值字段对应,在SD开票时就会自动将收入值传入COPA的指定
字段。
其它可以传入COPA的数据来源有:
订单及项目的结算;
由财务会计/物料管理的直接过账;
生产差异的清算;
间接费用的传送;
……
为了将以上的结算或过账数据传入COPA,还要定义相应的 PA 传输结构用以明确什么
样的要素数据传到哪一个COPA的值字段。比如,下面的传输结构表明,将过账到
94300140成本要素的值传送到COPA的VTRGK销售间接费用字段。
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5.4.3 特殊传送:成本结构
在基于成本核算的COPA里,我们还可以将物料的明细成本结构传入COPA。可以传送
的结构包括:物料的标准成本估算和销售订单成本估算。对于标准成本估算还可以指定成本
估算的变式与时间参数。最典型的运用是让系统接受发货时点的标准成本估算,以使成本的
明细汇总与过账金额保持一致。
5.4.4 信息系统
COPA作为一个多维分析系统,其报表的展现也是在线多维的。
通过菜单:
KE31- 会计 -> 控制 -> 获利能力分析 -> 信息系统 -> 定义报表 -> 创建获利能力报告
可以自定义需要的报表
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通过菜单:
KE30- 会计 -> 控制 -> 获利能力分析 -> 信息系统 -> 执行报表
可以以多维方式输出自定义的报表。
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5.5 物料分类账
物料分类账是用于物料实际成本还原的CO子系统。
启用了物料分类账后,系统将跟踪每一笔物料凭证,并产生物料分类账凭证,用以记录差异
产生的来源,为以后的差异分摊做好数据准备。
物料分类账的运行原理是将收集到的成本差异按物料的使用去向层层分摊,直到摊入销售成
本。所以在确定差异分摊科目时也会有单层差异和多层差异之说。通过特殊的程序,还可以
对在制品也进行差异分摊。
实施物料分类账对企业的管理基础有较高的要求。以一个实施过物料分类账的企业为例,我
们总结了以下的一些经验:
1、物料价格只能在当前物料期间第一次打开并且没有任何物料移动时进行更新,一旦有了
物料移动,就只能在第二个月没有物料移动前修改;
2、生产订单要及时发料,如果生产订单大量发生收货多领料少的状况就会造成物料的实际
成本被低估,甚至出现负数。
3、生产订单上的物料要和实际物料能对应:物料的替代,物料号的混用,生产订单领料的
库存地点和盘点库存地点的不一致,BOM变更没有及时变更系统数据等等都造成大量盘点
差异无法按标准逻辑进行分摊,手工按单分摊工作量太大而不可能,最终只能 MR22 手工
按物料统摊。
4、关于收和发的统计口径问题:什么样的移动类型属于物料账的收据业务,什么样的移动
类型属于物料账的消耗业务,这是一个严肃的问题,因为收据+期初的数量才是差异承担的
分母,消耗数量是分子;
系统标准移动类型一般没有问题,但所有新增的移动类型就必须考虑,这个移动类型到底是
收据、收据的冲销还是消耗、消耗的冲销。
如果用一个被认为是消耗的冲销的移动类型用作了收货,那么结果就是差异分摊的异常,因
为原本应该承担差异分摊基数的收货数量跑到了消耗的反冲去,变成负数消耗了!
因此对于所有需要用到的移动类型,必须严格明确其用途,严禁随意使用。
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5、严格限制物料转物料、工厂间物料转移等操作:一般来说,物料的消耗是到订单、成本
中心或是外向发货,这样的消耗在实际成本计算的时候可以自动将差异重新分摊到原始科目
和成本对象中;
但对于物料转物料,因为不能直接将差异记入库存科目,且会形成物料价格计算的循环,对
于工厂间物料转移,本工厂内的物料差异也不能跟到新的工厂中,这样的差异金额就会变成
所谓的COC差异,计入OBYC中配置的COC科目中。
这是系统已经无法自动分摊的差异,如果金额不大可以直接记入当期费用,如果金额大,那
就自己手工确定一个合理的分摊方法,而且也只能分摊在下一个物料期间。
6、发出商品的问题:物料分类账认为只要销售发货作了,就是消耗,就要承担差异,而这
与国内普遍的开票才确认成本的时点存在本质上的差异。
如果仍然必须在销售发货时计入发出商品,开票时才能计入主营业务成本的话,那么物料分
类账只能做到把差异分摊到发出商品科目,至于怎么从发出商品科目转去成本,系统就无能
为力了。
如果还同时使用了COPA,那么理论上可以按当期实际成本重估所有当期开票数据,但是注
意这个重估是按照开票日期而非发货日期的实际成本,这又和物料账的逻辑不一致了。
7、成本中心尾差的问题
物料分类账一般是月结最后一步,在作业价格重估/生产订单结算之后,而由于存在成本中
心领料,物料账运行完之后成本中心又会多出来一些费用,通常情况下这个尾差要手工作凭
证来递延到下一个周期中。
8、不能使用无物料号生产订单
对于一些返修业务,有时候生产部门会希望能够建无物料号订单,然后按结算规则将费用分
摊到其他生产订单上。
按上述业务逻辑,应该将差异分摊到无物料号订单后再按结算规则分摊到正式生产订单。但
目前物料分类账对于无物料号的生产订单,只能将差异分摊到结算规则中的总账科目,其他
结算对象的,就全部进入COC科目,不会进行下一步的分摊。
9、WIP的差异分摊:虽然目前可以打开WIP差异分摊的开关,但SAP明确表示该程序只
为巴西服务,如果出现问题,是否能够得到SAP的支持尚不明确。
10、生产订单要及时关闭:和一般的生产订单差异产生的时点一样,物料账也只会在生产订
单结算之后把生产订单差异在当期进行分摊,因此如果订单过大,当期收货量小而差异大的
话,那么还是会出现物料实际价格的异常
11、启用物料账,物料的实际成本由系统计算,人工可干预的方式不是很多,最大的工具是
MR22,可以增加作减少成本,但这种干预也是很有限的,用多了会造成混乱,搞不清楚到
底这个价格是怎么出来的,而且会影响物料账所使用的专用中转科目的平衡性。
12、一旦有业务数据发生,就不能再撤销物料分类账,所以一定要对业务和系统有充分的了
解才能决定是否启用。
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